Concrete diensten
Het dienstenpakket binnen 365 MAX is heel dynamisch. We zijn continu bezig bestaande diensten te optimaliseren en nieuwe te ontwikkelen, en als school/bestuur bepaal je zelf met welke zaken je aan de slag wilt. Voor het overzicht hebben we de modules en diensten verdeeld over 5 pijlers:
- Processen
- Dashboarding
- Samenwerking
- Communiceren
- Veiligheid & privacy
1. Processen
Met tools als Power Automate, SharePoint en Teams ontwikkelen wij concrete oplossingen voor het automatiseren en optimaliseren van jouw (interne) processen.
-
Postregistratie
Deze module binnen onze oplossing Schoolintranet zorgt ervoor dat alle post/e-mailbijlages centraal worden opgeslagen. De poststukken worden overzichtelijk onderverdeeld op basis van statussen.
-
Contractbeheer
Met deze module registreer je alle contracten die jouw bestuur of school heeft uitstaan. Met labels en filters kun je specifieke kenmerken vastleggen, zodat je eenvoudig overzichten kunt genereren.
-
Monitorkalender
Met deze module houd je een lijst bij van taken die moeten worden uitgevoerd. Om het extra overzichtelijk te maken, kun je taken voorzien van labels en filters. Ook notificaties zijn mogelijk.
-
HR Gesprekscyclus
Deze module is bestemd voor het aanleggen en bijhouden van digitale gespreksdossiers van medewerkers rondom doelstellingen, functioneren, beoordelen, competenties en ontwikkeling.
-
Formulierverwerking
Gebruik je Schoolwebsite van Heutink ICT? Dan is deze module ideaal voor het veilig vastleggen en verwerken van sollicitatie- en andere formulieren die op je website(s) worden ingevuld.
-
Werkstroomautomatisering
Door applicaties binnen de Microsoft 365-omgeving op een slimme manier met elkaar te verbinden, maken we het mogelijk allerlei processen waarbij anders handwerk nodig is te automatiseren.
2. Dashboarding
Via toegankelijke dashboards vertalen we data vanuit jouw IT-omgeving naar heldere visuele overzichten die jou helpen beslissingen te nemen.
Beleidsdashboard
Als bestuurder heb je meerdere scholen te managen. Daarom is het prettig dat je met ons Beleidsdashboard altijd kunt zien in hoeverre de individuele scholen voldoen aan hun planverplichtingen (taken die wettelijk moeten worden opgeleverd). Met dit dashboard kun je ook alle contracten overzichtelijk beheren.
CMDB
Met dit dashboard heb je altijd een overzicht van alle hard- en software binnen jouw organisatie.
3. Samenwerking
Deze pijler richt zich op het dagelijks werken binnen de Microsoft 365-omgeving. We richten de diverse tools zo in dat ze optimaal aansluiten bij de onderwijspraktijk.
Werkomgeving in SharePoint en Teams
Een specifieke werkomgeving voor je school, gecombineerd met werk- en projectgroepen in Teams en SharePoint, voor optimale samenwerking met collega’s en efficiënte bestandsopslag in Onedrive.
Datamigratie
Met deze dienst helpen we je grote hoeveelheden (oude) data vanaf meerdere locaties/schijven geautomatiseerd te verplaatsen naar de Microsoft 365-omgeving. Wij zorgen ervoor dat deze datamigratie uiterst zorgvuldig verloopt. Tijdens het proces heb je een vaste contactpersoon bij wie je altijd terecht kunt.
Gebruikersinformatie meenemen
Maak je gebruik van ons koppelplatform Basishub? Dan kan (gebruikers)informatie die daar is vastgelegd automatisch worden overgenomen in je Microsoft 365-omgeving. Ideaal als je bijvoorbeeld een smoelenboek of een dynamische mailgroep wilt creëren. Wijzigingen worden automatisch doorgevoerd.
4. Communiceren
Deze pijler is bedoeld om de interne kennisuitwisseling tussen de medewerkers van een stichting of bestuur te stimuleren.
Schoolintranet
Voor scholen en stichtingen die overzicht missen in hun digitale werkomgeving, hun medewerkers lastig bereiken en in silo’s werken, bieden wij een centrale omgeving waarin alle tools, communicatie en documenten samenkomen. Dankzij slimme koppelingen heeft iedereen automatisch de juiste toegang. Met een gericht adoptieplan borgen we dat de oplossing ook echt wordt gebruikt. Meer over Schoolintranet
Kenniscentrum
In Kenniscentrum komt informatie voor de hele organisatie op een centrale plek bij elkaar. Dat bevordert de kennisuitwisseling tussen scholen onderling. Een voorbeeld: als jouw werkgroep Digitale Geletterdheid allerlei content creëert in een werkgroep in Teams, maakt Kenniscentrum dat voor de hele organisatie beschikbaar en kan dat ook nog eens met een nieuwsbericht worden aangekondigd
Organisatiehandboek
Gericht op het vastleggen van beleid en procedures. Dit handboek omvat alle belangrijke informatie, regels, procedures en formulieren. Denk aan de organisatiestructuur, functieomschrijvingen, arbeidsvoorwaarden, opleiding en ontwikkeling, pensioen en ook afspraken over het gebruik van de huisstijl.
5. Veiligheid & privacy
Deze pijler is erop gericht jouw Microsoft 365-omgeving veilig te houden en naleving van de privacyregels te borgen.
-
AVG-portaal
Het overzichtelijke AVG-portaal bevat alle informatie die jouw organisatie nodig heeft om te kunnen voldoen aan de AVG-wetgeving. Meldingen worden automatisch verwerkt in het systeem en doorgestuurd naar de Functionaris Gegevensbescherming en de AVG-werkgroep.
-
AVG-scan
Wil jij zekerheid over je AVG-beleid? Wij kunnen binnen je organisatie een AVG-scan laten uitvoeren. Zo krijg je helderheid over wat je op orde hebt en wat er eventueel beter zou kunnen (of moeten) op het gebied van informatiebeveiliging en privacy. De AVG-scan wordt uitgevoerd door onze gespecialiseerde partner PEP Onderwijsadvies en is gebaseerd op het nieuwste Toetsingskader informatiebeveiliging en privacy 4.0 van Kennisnet.
-
Governance: technische vragenlijst
Microsoft 365 is standaard goed beveiligd, maar veel instellingen op het gebied van security en privacy moeten nader worden afgestemd en ingericht. Aan de hand van een uitgebreide vragenlijst laten wij je zien hoe je alle voor jou belangrijke data monitort, beveiligt en veilig opslaat. Vervolgens richten we samen de omgeving en de bijhorende onderdelen veilig in, conform jouw beleid.
-
Governance: beleidshandboek
Nadat we jouw Microsoft 365 AVG-proof en veilig hebben ingericht, leggen we de gemaakte afspraken helder en eenduidige manier vast in dit handboek.
-
Proactief beheer
Als er vreemde dingen gebeuren in jouw Microsoft 365-omgeving, zoals verdachte inlogpogingen of massale downloads, kunnen wij die signaleren en er direct en gericht actie op ondernemen.
-
Dynamische rechtengroepen
Als je gebruik maakt van ons koppelplatform Basishub, worden de daarin vastgelegde kenmerken van een medewerker automatisch vertaald naar de rechtenstructuur binnen Microsoft 365. Wijzigingen worden ook automatisch doorgevoerd.
-
Voorwaardelijke toegang (MFA)
Met Multi-Factor Authentication voeg je een extra laag beveiliging toe voor de gebruikers in Microsoft 365, om potentiële inbraakpogingen van hackers te voorkomen.
-
Advanced Threat Protection (ATP)
Met ATP beschermen we je Microsoft 365-omgeving tegen malware, phishingmails en valse imitatiemails door bijlages, links en e-mails extra te beveiligen.
-
Phishing-campagne
Als een medewerker op een phishing-link klikt, komen virussen binnen of worden (privacy)gevoelige gegevens prijsgeven. Met deze informatie kunnen criminelen frauderen, geld stelen of geld eisen voor het ontsleutelen van je bestanden. Wij laten je medewerkers oefenen met phishing-mail. Zo worden zij zich meer bewust van de risico's en zullen ze verdachte mail eerder als zodanig herkennen.
-
Online back-up
Microsoft is verantwoordelijk voor het bewaren van je data, maar wij adviseren het zekere voor het onzekere te nemen. Met onze Online back-up beveiligen wij je organisatie tegen gegevensverlies, en heb jij de zekerheid dat er altijd een back-up is van je bestanden.
Meer weten over Microsoft 365 MAX?
Wil je weten wat Microsoft 365 MAX voor jou kan betekenen? Vraag een adviesgesprek aan met één van onze experts.