Jan Arentsz stapt over naar Microsoft 365 Cloud

De weg naar Microsoft 365 Cloud

De overstap naar Microsoft 365 Cloud betekent een aanzienlijke verandering voor Jan Arentsz. Voorheen werkten alle medewerkers met Chromebooks, maar nu werken ze allemaal met Windows. Deze verandering is het resultaat van een grondige uitvraag en een aanbesteding waarbij gezocht werd naar geschikte partners die konden helpen bij de migratie. Heutink ICT werd geselecteerd om de technische en didactische ondersteuning te bieden tijdens deze transitie.

Joris legt uit hoe deze keuze tot stand kwam:

"We hebben een lange tijd twee systemen gehad met vergelijkbare functionaliteiten, on premise Microsoft en Google Workspace. We hebben een intern onderzoek gedaan naar de functionaliteiten die een docent nodig heeft. Hier kwamen eigenlijk twee scenario's uit: Migreren naar de Google cloud of de Microsoft cloud. We hebben als ICT-afdeling deze keuze bij de schoolleiding neergelegd, en zij hebben toen de keuze gemaakt voor de Microsoft 365 Cloud. Met als gedachtegang dat onze leerlingen bij vervolgopleidingen en in het werkende leven vermoedelijk meer met de Microsoft 365 Cloud te maken krijgen dan met de Google cloud.

Toen de keuze gemaakt was zijn we het project gestart. We hebben door een onafhankelijke partij een inschatting van de kosten laten doen, en deze inschatting was voor ons reden om een Europese aanbesteding te doorlopen voor dit migratietraject. Heutink ICT heeft deze aanbesteding gewonnen. Voor het traject kende wij Heutink ICT eigenlijk niet, maar in de voorbereidingen bleek al snel dat dergelijke migraties voor Heutink ICT gesneden koek zijn. Een kundige projectmanager die weet waar hij over praat, samen met een goed georganiseerd en gestandaardiseerd traject was voor het grootste deel toepasbaar op onze situatie. Voor ons was dit prettig, veel van onze vragen konden snel worden beantwoord. En de "Jan Arentsz specifieke" vraagstukken zijn ook kundig opgepakt. Al met al zijn wij zeer tevreden over hoe de migratie is verlopen. Onze werknemers zijn inmiddels aan het werk met de nieuwe werkplek en de meldingen die hier uit voorkomen pakt ons eigen ICT-team samen op met het team van Heutink ICT."

Geslaagde trainingssessies en technische ondersteuning voor een soepele overgang

Gedurende drie dagen, van 3 tot en met 5 juni 2024, vonden trainingen en ondersteuningssessies plaats op verschillende locaties, geleid door Frank Wesdijk, Raisa de Jong, Ralph van der Stroom en Wim van der Veen. De trainingen waren verdeeld tussen ondersteunend personeel (OP) en ondersteunend onderwijspersoneel (OOP).

Tijdens deze dagen was ook een technische medewerker van Heutink ICT aanwezig voor een zogenaamde floorwalk om vragen van medewerkers te beantwoorden en hen te ondersteunen bij de overgang. Deze migratie werd geleid door het ICT-team van Jan Arentsz, bestaande uit vijf tot zes leden.