“Onze ICT-begroting is veel beleidsrijker geworden”

Onderwijsorganisatie mijnplein schakelde een ICT-regisseur van Heutink ICT in voor het ontwikkelen én uitvoeren van een strategisch beleidsplan op het gebied van ICT, passend bij een nieuwe koers die in 2019 werd ingezet.

Over mijnplein

Mijnplein is een Sallandse onderwijsorganisatie met 18 scholen, 450 medewerkers en 3.750 leerlingen, biedt basisonderwijs en speciaal onderwijs in de gemeenten tussen Deventer en Zwolle. Kernwoorden zijn: gelijkwaardig, betrouwbaar en toegankelijk.

Tijd voor een andere benadering

Bart de Grunt is een van de twee bestuurders van mijnplein en in die hoedanigheid over de volle breedte verantwoordelijk voor bedrijfsvoering en juridische zaken, ook als het gaat om ICT. “In 2019 heeft mijnplein gekozen voor een fundamentele organisatiewijziging, om in allerlei opzichten beter voorbereid te zijn op de toekomst. Een van de ICT’ers binnen onze stichting had tot op dat moment ook een bovenschoolse taak. Vanuit die rol had hij een ICT-beleidsdocument opgesteld, dat echter niet paste bij de nieuwe visie en ambities. Het was tijd voor een heel andere benadering. Hoe gaan we onze strategische agenda voor de komende vier jaar realiseren? Hoe zorgen we ervoor dat thema’s die we belangrijk vinden – zoals persoonlijke groei, eigenaarschap, samenwerkend leren en onderzoekend leren – de plek krijgen die ze verdienen? En wat hebben we daar concreet aan ICT-ondersteuning voor nodig? Om deze vragen op een professionele manier te beantwoorden, hebben we besloten een externe specialist in te schakelen.”

Strategisch ICT-beleidsplan

Het bestuur van mijnplein legde zijn wensen voor bij verschillende partijen en maakte uiteindelijk de keuze voor een ICT-regisseur van Heutink ICT, in de persoon van Karen Kamstra. “Karen is iemand die als mens heel goed bij onze organisatie past, en bij mijnplein vinden we dat belangrijk. Ons motto is: we kiezen jou uit om wie je bent, de rest leren we je wel. We hebben Karen in eerste instantie opdracht gegeven een aanpak te ontwikkelen om de realisatie van de strategische agenda op de scholen op het gebied van ICT te ondersteunen. Daarnaast hebben we haar gevraagd na te denken over een aantal bedrijfsmatige keuzes rondom ICT, bijvoorbeeld over de verdeling van mandaten tussen de scholen en het bestuur, en het waarborgen van de financiële continuïteit.”

Van ontwikkeling naar uitvoering

Karen begon bij mijnplein voor een half jaar, anderhalve dag per week. In die tijd deed ze veel onderzoek, mede aan de hand van interviews en enquêtes. Haar bevindingen legde ze vast in een rapport met adviezen. “Karens manier van werken beviel ons zo goed dat we er nog een half jaar aan vast hebben geknoopt. In dat halve jaar kon zij haar bevindingen gaan vertalen naar een concreet plan van aanpak, zodat er echt een compleet strategisch ICT-beleidsplan op tafel zou komen te liggen. En toen het zover was, hebben we besloten Karen ook de uitvoering van het plan in handen te geven. Daarvoor hebben we haar nog eens ongeveer tweeënhalf jaar de tijd gegeven, twee dagen per week.”

Dilemma

Karens overeenkomst loopt nog tot het einde van het schooljaar 2023/2024 en de realisatie van het ICT-beleidsplan ligt mooi op schema, aldus Bart. “Maar we beseffen heel goed dat hier een cultuurverandering mee gepaard moet gaan die misschien wel vijf tot zeven jaar in beslag gaat nemen. Daarmee lopen we tegen een dilemma aan: blijven we dit doen met een externe specialist of kiezen we straks voor iemand binnen onze eigen organisatie? Natuurlijk, het is prettig om een bovenschools ICT’er vast in huis te hebben. Maar voor zo’n interne medewerker is het lastig om de vereiste kennis te vergaren en vooral te onderhouden. Het grote voordeel van iemand als Karen is dat zij als onderdeel van de Heutink ICT-organisatie automatisch meegaat in de jongste ontwikkelingen en die kennis naar ons meeneemt.”

Cultuurverandering

De genoemde cultuurverandering is intussen al merkbaar op gang gebracht. “De ICT’ers op de scholen zijn zich ervan bewust geworden dat ze er niet alleen zijn voor de techniek, maar ook juist als sparringpartner voor hun directeur. Wat moet er voor het nieuwe schooljaar aangeschaft worden aan bijvoorbeeld hardware, licenties en methodes? En welke keuzes passen het beste bij het schoolplan? Onze ICT-begroting is veel beleidsrijker geworden, en dat is echt de verdienste van Karen. Ze is inhoudelijk sterk, realiseert alles wat we hebben afgesproken.”

Nuchter

Bart ervaart de samenwerking met Karen als die met een interne collega. “En ze is heel scherp in het maken van het juiste onderscheid: wanneer zit ik hier namens Heutink ICT en wanneer niet? Ook tegenover Heutink ICT kan ze gewoon een scherpe mijnpleiner zijn als het nodig is. Verder kijkt ze op een fijne, nuchtere manier naar thema’s als het normenkader en de AVG. Dat zijn onderwerpen waarin je je helemaal kunt verliezen, maar wij vinden dat je ook weer niet moet overdrijven. Tenslotte hebben wij als school niet de gegevens van de Nederlandse Bank of het ministerie van Defensie onder onze hoede. Ook in haar houding ten opzichte van dit soort vraagstukken past Karen bij onze organisatie. Kortom, een topper. Als onderwijsman van huis uit geef ik haar een 9!”