Het Stedelijk Gymnasium ondergaat op ICT-gebied een grondige metamorfose

De website op de schop

In het kader van de vernieuwingsoperatie boog de ICT-commissie zich eveneens over de website van de school. “We stelden vast dat die wel heel erg intern gericht was. De look & feel voldeed niet meer aan de huidige standaarden en het mocht allemaal wel een stuk wervender. Daarbij kwam dat we te maken hadden gekregen met de nieuwe AVG-regels waaraan we als school moeten voldoen. Op grond daarvan wilden we de website opsplitsen in twee delen: een publiek deel voor iedereen die geïnteresseerd is in onze school en een afgeschermd deel dat leerlingen en ouders op een eenvoudige manier toegang geeft tot informatie die alleen voor hen bedoeld is. Kortom, de website moest op de schop. En omdat we daar toch mee bezig gingen, hebben we besloten meteen ook ons logo en onze huisstijl een opfrisbeurt te geven.”

Waarom Heutink ICT?

Wim vertelt hoe Heutink ICT vervolgens in beeld kwam: “Toen we zijn gaan kijken hoe we de website beter konden maken, hebben we daarbij ook het intranet betrokken. We ontdekten dat het handig zou zijn om de toegang te regelen via Magister, op basis van single sign-on. Zo kwamen we op het idee om Heutink ICT bij het project te betrekken, want zij hebben de ervaring en de techniek in huis om de gegevens van Magister te koppelen aan een website. Bovendien liet Heutink ICT ons demo’s zien van hoe de website zou kunnen worden en dat voldeed aan onze wensen. Zo hebben we de opdracht voor zowel het grafisch ontwerp als de functionaliteit bij Heutink ICT neergelegd.” Victor knikt: “We hadden in het verleden al goede ervaringen opgedaan met Heutink ICT, toen we alle digiborden in onze school bij hen hadden aangeschaft.”

Nuttige AVG-module

Nadat de opdracht voor de website was verstrekt, besloot de ICT-commissie Heutink ICT ook in te schakelen voor het ontwerp van een SharePoint-intranet, als onderdeel van de Office 365-omgeving, vertelt Wim. “Het intranet is intussen operationeel, de docenten kunnen er al mee werken. Ik ben het nu nog aan het finetunen.” De SharePoint-oplossing van Heutink ICT biedt tevens een feature die aansluit bij de behoefte van de school om te voldoen aan de AVG. “Er zit een AVG-module bij. Daarmee kun je op een eenvoudige en gestructureerde manier je AVG-situatie in kaart brengen, zodat je aan de regels kunt voldoen. Het is eigenlijk een soort checklist.” Victor: “De module is een mooie aanvulling op de aanbevelingen vanuit het Privacy Impact Assessment dat ons stichtingsbestuur heeft laten opstellen. Met de module kunnen we eenvoudig dingen afvinken en weten we zeker dat we in ieder geval over alle belangrijke punten hebben nagedacht.”

Uitgebreid project

Victor vertelt dat zelfs de restyling van het logo en de huisstijl via Heutink ICT werd gerealiseerd: “Dat is gedaan door een ontwerper met wie zij ook vaak samenwerken. Zo is het al met al best een uitgebreid project geworden. Maar het is prima verlopen en het contact is nog steeds goed.” Inmiddels is het project wat de bijdrage van Heutink ICT betreft grotendeels afgerond, aldus Wim. “We zijn nu nog bezig met de website om de puntjes op de i te zetten. Dat doen we echt samen, bij Heutink ICT stellen ze zich heel proactief op. Alles wat we nog tegenkomen wordt direct opgelost.” Victor: “Het helpt dat we bij Heutink ICT een vaste accountmanager hebben, die ervoor zorgt dat onze vragen en wensen op de juiste manier worden verspreid binnen de organisatie.”

Trainingen Office 365

Tot slot is Wim erg te spreken over de trainingen die Heutink ICT heeft verzorgd voor de medewerkers die Office 365 gebruiken. “We hebben daarvoor ook gekeken naar andere partijen, maar uiteindelijk toch gekozen voor Heutink ICT omdat zij de partij zijn die het SharePoint-intranet en de website hebben verzorgd. Zodoende zijn de trainers precies op de hoogte van de situatie en onze wensen en prioriteiten. Ook de trainingen waren zeer vakkundig. We waren erg tevreden over de kwaliteit.”