Actueel
Nieuws & inspiratie
Omvangrijke Sharepoint inrichting en Microsoft 365 datamigratie voor Stichting LVO
Omvangrijke Sharepoint inrichting en Microsoft 365 datamigratie voor Stichting LVO
Onderwijsorganisatie LVO (Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs) bestaat uit 25 vo-scholen en telt ongeveer 2.900 medewerkers. Heutink ICT realiseerde voor LVO een overkoepelend intranet voor alle medewerkers en intranetten voor meerdere scholen. In het verlengde van dit project mochten wij ook de migratie verzorgen van data vanuit een private cloud naar de cloud van Microsoft.
“Met het nieuwe intranet kunnen we de hoeveelheid mailverkeer beperken en de communicatie overzichtelijker maken. De cijfers laten zien dat informatie nu beter wordt gelezen.”
- Patricia Hanssen, rector van het Bernard Lievegoed College (LVO)
De transitie naar een centraal intranet
LVO en de scholen hadden al intranetten op basis van een website en werkten daarnaast met enkele Microsoft-applicaties. De stichting had echter de wens om helemaal naar de Microsoft-omgeving te gaan, en daar een centraal intranet te realiseren op basis van SharePoint. Binnen de stichting waren er zes scholen die met hun intranet ook de overstap naar SharePoint wilden maken. De nieuwe intranetten voor stichting en scholen waren vooral bedoeld om communicatie doelmatiger te maken.
Intranet: geslaagde proof of concept
Op het overkoepelende LVO-intranet wordt nu onder meer nieuws vanuit de stichting gepubliceerd. Scholen kunnen daarbij zelf bepalen welke items ze wel en niet in hun eigen nieuwsfeed willen. Voor de zes Schoolintranetten werd besloten eerst een proof of concept te draaien bij een van de LVO-scholen, het Bernard Lievegoed College. Toen dat een succes bleek, mocht Heutink ICT hetzelfde ook gaan doen voor de andere vijf scholen. In hun kielzog kwamen er steeds meer scholen bij en het zou wel eens kunnen dat uiteindelijk alle LVO-scholen voor deze intranetoplossing kiezen.
Overzichtelijker
Patricia Hanssen, rector van het Bernard Lievegoed College, vertelt waarom ze blij is met het nieuwe intranet voor haar school. “SharePoint brengt voor ons veel voordelen met zich mee. Met het nieuwe intranet kunnen we de hoeveelheid mailverkeer beperken en de communicatie overzichtelijker maken. Via de startpagina kunnen onze collega’s aan het begin van hun werkdag de voornaamste actuele informatie tot zich nemen. De cijfers laten zien dat informatie nu beter wordt gelezen. Op het vlak van communicatie hebben we ook een belangrijke stap gezet door er een externe specialist voor aan te stellen, in de persoon van Femke Hoek. Zij heeft een waardevolle bijdrage geleverd aan de beoogde verbeterslag, door onder meer de behoeftes van collega’s in kaart te brengen. Zo hebben we ons intranet steeds verder kunnen finetunen, ook in samenspraak met de mensen van Heutink ICT.”
Veel voordelen
Femke vindt het nieuwe intranet in meerdere opzichten een vooruitgang. “Onze communicatie is nu consistent over de hele linie en er zijn meer mogelijkheden om te communiceren. Nieuwsberichten zijn direct te zien en snel te scannen en docenten kunnen vanaf de startpagina direct inloggen op platformen die ze vaak gebruiken, zoals Somtoday, itslearning en Zermelo. Het gebruiksgemak is sterk verbeterd, mede dankzij een praktisch handboek. En wat ik persoonlijk een groot pluspunt vind: het intranet is veel visueler dan voorheen.” Over de begeleiding vanuit Heutink ICT is Femke ook te spreken: “We hadden een vaste contactpersoon die altijd snel reageerde op al onze vragen en ook aansloot bij onze intranet-werkgroep. Helemaal aan het begin heeft hij heel helder uitgelegd wat er ging gebeuren en welke nieuwe mogelijkheden we zouden krijgen.”
Datamigratie: van private cloud naar Microsoft
Bij de datamigratie ging het om een grote hoeveelheid gegevens die in een private cloud stond. Een situatie die beperkingen en ook onnodige kosten met zich meebracht. Uit een inventarisatie bleek dat SharePoint (in combinatie met Microsoft Azure) de beste mogelijkheden zou bieden om deze omgeving na te bootsen, zowel qua rechten als qua herkenbaarheid. Vervolgens heeft Heutink ICT elke map uit de private cloud vertaald naar een map in een bibliotheek in SharePoint. In de nieuwe situatie kunnen medewerkers met de juiste rechten altijd en overal bij de gegevens die ze nodig hebben, vanaf elk type apparaat. Bovendien kunnen collega’s tegelijkertijd samenwerken in documenten en ook documenten delen.
Alles op één plek
Joep Deckers, ICT-regievoerder bij LVO, was nauw betrokken bij het datamigratietraject. “We waren al eerder begonnen met de migratie van de persoonlijke bestanden van medewerkers naar OneDrive. In het verlengde van het intranetproject hebben we Heutink ICT gevraagd ons te helpen alle gedeelde medewerkersdata te verplaatsen naar SharePoint. Intussen zijn alle scholen over. Alle informatie is nu te vinden op één plek. Dat maakt het voor medewerkers overzichtelijker en meer toegankelijk.”
Flexibel
Joep legt uit dat was afgesproken dat alle data vóór 2024 in SharePoint moest staan, en dat de medewerkers zo min mogelijk impact zouden ervaren van de wijziging. “Bij het realiseren van deze doelen heeft Heutink ICT ons goed geadviseerd en ondersteund. Aan het begin van het traject heeft de projectleider een visuele planning gemaakt waarin de stappen en milestones werden benoemd. In de uitvoering hebben we contactpersonen die zich heel flexibel opstellen. Ze reageren altijd snel en weten ons steeds de informatie te geven die we op dat moment nodig hebben. Heutink ICT verzorgt voor ons nu ook een cursus voor medewerkers die willen weten hoe alles in de nieuwe situatie precies werkt, met name waar het gaat om de vraag waar je informatie opslaat en op welke manier.”
Meer weten over Microsoft 365?
Wil jij weten hoe Microsoft 365 jou kan helpen? Vraag dan een adviesgesprek aan met één van onze experts.
Klanten over ons
Klantcase: OOZ
OOZ wil altijd kunnen beschikken over een stabiele, werkende en gebruikersvriendelijke ICT-omgeving voor medewerkers en leerlingen. Naast het uitvoeren van technisch beheer helpen wij het bestuur met bijvoorbeeld de professionalisering van leerkrachten en het vorm geven aan het thema digitale geletterdheid.
Klantcase: Varietas
Nadat Varietas was ontstaan uit een fusie van twee stichtingen, wilde men voor zowel leerlingen als personeel één uniforme digitale leer-werkomgeving realiseren. Om deze harmonisatie vorm te geven, koos Varietas er bewust voor om alles in de Microsoft-omgeving te bouwen.
Klantcase: Basisschool de Buutplaats
Op basisschool de Buutplaats uit Den Haag zochten ze een manier om de kinderen digitaal vaardig te maken met verschillende Office toepassingen. Digital Skills voor Kids bracht de uitkomst. Bekijk in de video hoe zij kinderen digitaal vaardig maken in de Office 365 omgeving.